DOKUMENTASI

DOKUMENTASI

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek dari sistem informasi.

A.    KEPERLUAN DOKUMENTASI

Dokumentasi ini diperlukan untuk :

§  Mempelajari cara mengoperasikan sistem

§  Sebagai bahan pelatihan

§  Dasar pengembangan sistem lebih lanjut

§  Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari

§  Materi acuan bagi Auditor

§  Back-up

§  Mempermudah komunikasi di antara sesama pegawai

§  Menghilangkan ketergantungan yang kritis

Dokumentasi yang ada di Departemen Sistem Informasi (Departemen  Operasi) diantaranya adalah :

1.      Dokumentasi Dokumen Dasar

Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan dokumen- dokumen dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem.

Contoh :

Faktur penjualan, Order penjualan, order pembelian, surat pengiriman barang, time-card.

2.      Dokumentasi Daftar Rekening (chart of account)

Merupakan dokumentasi yang menunjukkan informasi mengenai rekening-rekening yang dipergunakan di dalam transaksi. Daftar rekening berisi daftar dari kode rekening, nama rekening, klasifikasinya (aktiva, utang, modal, pendapatan-pendapatan, dan biaya-biaya), serta petunjuk dari masing-masing rekening bagaimana rekening tersebut dipergunakan.

3.      Dokumentasi Prosedur Manual

Merupakan dokumentasi yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen dasar di dalam perusahaan. Dokumentasi ini menyedia-kan informasi mengenai bagian mana yang menyiapkan dokumen dasar, jumlah tembusannya, bagian-bagian mana saja yang mengarsipkannya dan kepada bagian mana saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan.

4.      Dokumentasi Prosedur

Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur pembuatan back-up dan restore, dsb.

5.      Dokumentasi Sistem

Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart). Pada dokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input yang digunakan, deskripsi output yang digunakan, deskripsi output yang dihasilkan, deskripsi file-file yang digunakan, berita-berita kesalahan pengolahan dan daftar-daftar pengendalian untuk tiap-tiap sistem pengolahan.

Dokumentasi sistem merupakan dokumen yang dibutuhkan oleh sistem analis, pemakai sistem, dan auditor.

6.      Dokumentasi Program

Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart), tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program.

Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program.

7.      Dokumentasi Operasi

Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator.

8.      Dokumentasi Data

Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi.

Yang paling banyak membutuhkan dokumentasi ini adalah data base administrator (DBA) dan auditor.

Sedangkan tujuan dokumentasi adalah :

1.      Arus komunikasi

Komunikasi terjadi dalam tiga arah :

-          Ke bawah untuk melakukan instruksi

-          Ke atas untuk memberi laporan

-          Ke samping (Lateral) untuk memberi saran

2.      Untuk memberi informasi

Penting kiranya untuk terus menerus memberi informasi kepada orang tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan, serta segala perubahan dalam pekerjaan yang telah ditetapkan.

3.      Untuk mengidentifikasi

Beberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi.

4.      Untuk menetapkan prosedur dan standar

Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan, sedangkan Standar menentukan aturan yang akan dianut dalam menjalankan prosedur tersebut.

5.      Untuk mencatat

Dokumentasi akan diperlukan unutuk memonitor kinerja peralatan, sistem, dan sumber daya manusia. Dari dokumentasi ini, manajemen dapat memutuskan atau menilai apakah departemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala waktu dan batasan sumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas pekerjaan, yaitu apakah outputnya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.

6.      Untuk memberi instruksi

Dokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staf, apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuk tujuan promosi.

Prinsip Dokumentasi : 

1.      Metode

Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. Manajer Operasi harus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi dan menetapkan kontrol guna memastikan bahwa saluran komunikasi tersebut terbuka dan dapat digunakan.

Manajer Operasi harus memberi perhatian khusus pada :

-          Siapa yang bertanggung jawab atas perpustakaan ?

-          Siapa yang membuat atau menghasilkan dokumentasi ?

-          Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat ?

-          Sirkulasi

-          Pemeliharaan

-          Aksesibilitas

 

2.      Jumlah dokumentasi

Manajer Operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit.

 

3.      Kesederhanaan

Dokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung, sehingga ia dapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasi dan meningkatkan keakuratan. Informasi yang tidak akurat, tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan.

4.      Desain Form

Perlu dirancang sejumlah form untuk digunakan menurut kepentingan atau kegunaan kita sendiri. Dalam merancang sebuah form untuk dokumentasi perlu dipertimbangkan hal-hal berikut ini :

-          Typeface (huruf ketikkannya)

-          Tata letak

-          Warna

-          Referensi

-          Identifikasi

B.     DOKUMENTASI INSTRUKSIONAL

1.      Tujuan   

Untuk menunjukkan cara pendokumentasian yang diperlukan agar seluruh staf selalu menyadari dan mengetahui tentang prosedur yang akan diikuti, guna mengefektifkan jalannya organisasi, memaksimalkan, dan mengakuratkan pemrosesan data.

 

2.      Cakupan

Dokumentasi Instruksional dapat berupa Manual Operasi, Manual Hardware, dan Manual Software 

Secara garis besar Manual tersebut mencakup :

-          Organisasi dan administrasi, yaitu manual manajemen yang dapat digunakan untuk referensi oleh semua staf.

-          Prosedur klerikal, yang digunakan oleh semua fungsi

-          Cara mengoperasikan peralatan, yaitu Manual Hardware

-          Cara menggunakan sistem, yaitu Manual Operasi dan Manual Software

Manual Operasi

Tujuan manual operasi adalah untuk memberitahu departemen operasi mengenai sistem yang akan diimplementasikan, untuk memberi rincian mengenai semua pekerjaan yang akan dilaksanakan, dan untuk menentukan atau menetapkan prosedur pengoperasian sistem.

Manual Hardware

Versi hardware dari para pemasok bervariasi kualitasnya. Jika manual hardware tidak tersedia, tidak memadai, atau tidak mudah dipahami, maka Manajer Operasi dapat membuat manual untuk pengoperasian peralatan lokal.

Semua operator harus dapat memahami instruksi yang didokumentasikan dalam berbagai bentuk. Manual hardware harus dapat menjadi dasar untuk pelatihan kerja operator.

Manual Software

Pada dasarnya manual software berisi informasi yang sama dengan manual operasi, namum manual ini untuk pemanfaatan software. Dalam banyak kasus, dokumentasi dari pemasok software sudah cukup untuk dapat diterapkan. Jika ada perubahan, manual ini dapat diperbaiki atau ditambah.

C.    NOTICE PEMAKAI (USER NOTICE)

1.      Tujuan

Untuk memberitahu para pemakai fasilitas operasi mengenai batasan, pengembangan, dan modifikasi terhadap pelayanan yang mereka harapkan, apakah bersifat sementara atau permanen.

2.      Cakupan

Notice Pemakai (maklumat pemakai) biasanya digunakan untuk menunjukkan perubahan yang mempengaruhi penerimaan dan pengantaran pekerjaan. Maklumat ini biasanya ditulis dengan istilah yang dapat dipahami oleh staf non-komputer.

3.      Tanggung Jawab

Notice pemakai harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh staf yang diberi wewenang.

4.      Metode Penggunaan

Metode penggunaannya terdiri dari :

-          Waktu pembuatan

-          Verifikasi

-          Sirkulasi

-          Penarikan kembali

-          Pengarsipan

D.    NOTICE TEKNIK (TECHNICAL NOTICE)

1.      Tujuan

Untuk menyampaikan instruksi teknis atau modifikasi mengenai aspek aktivitas tertentu dalam departemen operasi, baik sementara atau permanen, kepada staf oeprasi dan staf pemrosesan data.

  

2.      Cakupan

Maklumat Teknik melengkapi dokumentasi instruksional. Maklumat ini menentukan rincian teknis yang tepat bagaimana aktivitas tertentu akan dilaksanakan.

Maklumat ini memberikan cara yang cepat dan resmi untuk mengkomunikasikan instruksi baru yang mungkin tidak tertulis di maklumat lain, atau memberikan informasi yang sifatnya sangat khusus atau sementara bagi Manual Operasi.

3.      Tanggung Jawab

Maklumat teknik harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang.

4.      Metode Penggunaan

Metode penggunaannya sama dengan pembuatan User Notice

E.     NOTICE OPERASI (OPERATION NOTICE)

1.      Tujuan

Untuk memberikan media guan mengkomunikasikan informasi umum, administrasi, dan semi teknik dalam departemen operasi.

 

2.   Cakupan

Maklumat Operasi harus digunakan untuk informasi yang berhubungan dengan staf operasi saja, seperti prosedur internal, masalah lingkungan, keamanan, dan beberapa topik yang nampaknya sepele, namun apabila instruksinya disampaikan secara verbal atau sambil lalu saja, maka instruksi tersebut dapat mudah dipahami, dilupakan, diabaikan, atau tidak diberitahukan ke semua staf yang berkepentingan.

 

2.      Tanggung Jawab

Maklumat operasi harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang.

3.      Metode Penggunaan

Metode penggunaannya sama dengan User Notice.

LATIHAN SOAL :

1.      Apa yang dimaksud dengan dokumentasi ?

2.      Mengapa dokumentasi sangat perlu dan penting di sistem informasi ?

3.      Sebutkan tujuan dokumentasi di sistem informasi ?

4.      Jelaskan apa yang didokumenkan di dokumentasi-dokumentasi berikut ini :

a.       Dokumentasi dokumen dasar

b.      Dokumentasi daftar rekening

c.       Dokumentasi prosedur manual

d.      Dokumentasi prosedur

e.       Dokumentasi sistem

f.       Dokumentasi program

g.      Dokumentasi operasi

h.      Dokumentasi data

5.      Jelaskan perbedaan tujuan dari pembuatan :

a.       User Notice

b.      Technical Notice

c.       Operation Notice

 

Pentingnya Dokumentasi

PENGERTIAN

Dokumen adalah suatu catatan yang dapat dibuktikan atau dijadikan bukti dalam suatu masalah atau persoalan. Sedangkan dokumentasi adalah kegiatan atau proses pekerjaan mencatat atau merekam suatu peristiwa dan objek atau aktifitas yang dianggap berharga dan penting.

Dalam berbagai segi kehidupan mulai dari yang terkecil seperti RT ( rumah tangga ) sampai ke kelompok yang lebih besar seperti suatu organisasi atau suatu perusahaan bahkan suatu negara atau pemerintahan kegiatan dokumentasi ini memegang peranan yang sangat penting.

Membuat suatu dokumentasi memang akan menghabiskan waktu dan mungkin membosankan dan mungkin juga kita akan bertanya tanya mengapa kita harus menghabiskan waktu untuk membuat dokumentasi sementara kita sudah disibukkan dengan perkerjaan pekerjaan rutin. Kenyataannya dengan mempunyai dokumentasi yang baik kita akan mendapatkan sejumlah keuntungan seperti:

1. Dokumentasi bisa menjadi penolong saat terjadi suatu masalah, dokumentasi akan berfungsi sebagai referensi untuk memandu kita dalam melakukan atau mencari penyelesaian suatu masalah.
2. Dalam suatu bidang pekerjaan dokumentasi bisa berfungsi membantu dalam melatih karyawan baru, karyawan baru akan lebih cepat belajar jika ada dokumentasi yang rinci sebagai referensi sehingga akan menghemat waktu dan biaya.

MEMBUAT PERENCANAAN

Membuat dokumentasi memerlukan perencanaan. Kita harus menentukan apa yang ingin didokumentasikan, informasi apa yang ingin Anda ketahui? di mana tempat untuk mendapatkan informasi yang diperlukan, dan bagaimana menyajikannya. Itulah yang harus dimasukkan ke dalam dokumentasi. Masukkan informasi yang jelas dan berguna dan akan tersedia saat dibutuhkan terutama pada saat orang orang yang berkepentingan tidak ada. Itulah inti dokumentasi. Tentukan prioritas dokumentasi. Tentukan informasi yang harus segera dicatat dan informasi mana yang bisa menyusul nanti, kita tidak bisa melakukan semuanya sekaligus.

TUJUAN DOKUMENTASI

1. Sebagai Sarana Komunikasi
2. Sebagai Tanggung Jawab
3. Sebagai Informasi statistik
4. Sebagai Sarana Pendidikan
5. Sebagai Sumber Data Penelitian
6. Sebagai Jaminan Kualitas Pelayanan
7. Sebagai Sumber Data Perencanaan

Pada prinsipnya tujuan dari dokumentasi adalah untuk mengkomunikasikan, mengambil suatu informasi dari suatu masalah atau kegiatan dan menyajikannya ke seseorang yang kurang familiar sehingga orang tersebut bisa tahu tentang apa yang kita ketahui.

DOKUMENTASI NEGARA ATAU PEMERINTAHAN

Keberadaan dokumen yang terkait dengan perjalanan hidup bangsa, seperti dokumentasi sejarah, terutama sejarah yang tertuang dalam bentuk tulisan mempunyai arti yang sangat penting. Untuk perbaikan di masa depan dibutuhkan rekonstruksi sejarah berdasarkan dokumen- dokumen dari masa lalu itu. Dokumen yang terkait dengan sejarah suatu bangsa sangat penting dan strategis untuk menangani masa depan bangsa bersangkutan. Paling tidak, hal itu bisa digunakan sebagai referensi dalam pembuatan perencanaan dan pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Dokumen berfungsi pula untuk memperpanjang ingatan bangsa, baik menyangkut pelaksanaan kegiatan, peraturan, atau pelaku sejarah. Jika tak punya pembanding, kita akan selalu bergerak dari awal lagi dan terbuka kemungkinan melakukan kesalahan serupa terus-menerus. Bukannya terus maju ke depan. Dokumen bersejarah penting pula untuk kemajuan ilmu pengetahuan. Dokumentasi kependudukan dan catatan sipil juga mempunyai arti yang sangat penting dalam suatu negara atau pemerintahan.

DOKUMENTASI BIDANG KEDOKTERAN

Didalam proses kegiatan memberikan pelayanan kesehatan atau perawatan pasen di suatu rumah sakit misalnya maka dokumentasi adalah bagian dari kegiatan yang harus dikerjakan oleh seorang perawat setelah memberikan asuhan atau perawatan kepada pasen. Dokumentasi merupakan suatu informasi lengkap yang meliputi status kesehatan pasen, kebutuhan pasen, kegiatan asuhan keperawatan serta respons pasen terhadap asuhan yang diterimanya. Dengan demikian dokumentasi keperawatan ini merupakan catatan klinis pasen yang menginformasikan faktor tertentu atau situasi yang terjadi selama asuhan/perawatan dilaksanakan.

Umumnya catatan pasien berisi imformasi yang mengidentifikasi masalah, diagnosa keperawatan dan medik, respons pasen terhadap asuhan keperawatan yang diberikan dan respons terhadap pengobatan serta berisi beberapa rencana untuk intervensi lebih lanjut. Keberadaan dokumentasi baik berbentuk catatan maupun laporan akan sangat membantu komunikasi antara sesama perawat maupun disiplin ilmu lain dalam rencana pengobatan dan penyembuhan pasen.

DOKUMENTASI BIDANG IT

Mungkin anda berprofesi sebagai administrator jaringan LAN atau WAN di kantor atau suatu perusahaan maka memiliki dokumentasi jaringan sangat penting untuk memelihara kondisi dan kelancaran jaringan anda. Dengan mempunyai dokumentasi jaringan yang baik anda akan mendapatkan sejumlah keuntungan. Dokumentasi bisa menjadi penolong saat troubleshootingpada waktu terjadi masalah, dokumentasi akan berfungsi sebagai referensi untuk memandu Anda dalam melakukan troubleshooting.

Dokumentasi jaringan meliputi:

• Topologi jaringanini biasanya disajikan dalam bentuk diagram yang menunjukkan node jaringan utama, seperti router, switch, firewall, dan server, dan bagaimana semuanya terinterkoneksi.
• Serverini adalah semua informasi pada server yang akan Anda butuhkan untuk mengatur atau memeliharanya, seperti nama, fungsi, alamat IP, konfigurasi disk, OS dan service pack, tanggal dan tempat pembelian, garansi, dan seterusnya
• Pembagian port router dan switchini termasuk rincrian konfigurasi WAN, LAN, atau bahkan pembagian port ke node jaringan melalui patch panel.
• Konfigurasi service jaringanseperti DNS, WINS, DHCP, dan RAS, sangat penting bagi operasional jaringan. Anda harus mendeskripsikan dengan lengkap strukturnya.
• Domain policy dan profileAnda bisa membatasi kemampuan user jaringan dengan Policy Editor atau Group Policies. Anda juga bisa membuat roaming profile yang disimpan di server daripada di komputer lokal. Konfigurasi ini, jika digunakan, harus didokumentasikan.
• Aplikasi kritikalAnda harus mendokumentasikan bagaimana mereka dipelihara, termasuk apa yang biasanya terjadi terhadap mereka dan bagaimana memecahkan masalah.
• Prosedurprosedur pada dasarnya adalah cara kita menjalankan policy, dan itu bias cukup panjang Sebagai contoh, policy Jaringan harus aman dari user asing. Namun, butuh upaya besar untuk mengimplementasikan policy itu. Ada prosedur untuk firewall, protokol jaringan, password, sekuriti fisikal, dan seterusnya. Anda mungkin perlu juga prosedur untuk menangani masalah jaringan yang dilaporkan oleh user dan untuk pemeliharaan rutin server.

KESIMPULAN:

Dokumentasi mempunyai arti yang sangat penting dalam berbagai segi kehidupan.

Tulis Apa Yang Kamu Kerjakan, Kerjakan Apa Yang Kamu Tulis

Dirangkum dari berbagai sumber di internet: www.google.com

PC Media - Panduan Teknologi Penuh Inspirasi.htm

Kompas Cyber Media

www.kmpk.ugm.ac.id

www.btkljogja.or.id

Menurut Kamus umum bahasa Indonesia, arti dari kata “ dokumentasi “, adalah sesuatu yang tertulis , tercetak atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Adapun definisi dokumentasi adalah pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan. Sedangkan dalam pengelolaan kegiatan dokumentasi Lesson Study didefinisikan sebagai suatu bahan untuk refleksi kegiatan pembelajaran yang berfungsi sebagai alat evaluasi atau Refleksi dari perencanaan sampai implementasi suatu model pembelajaran; informasi Model Pembelajaran; Stategi Pembelajaran yang diterapkan; Interaksi aktif siswa terekam dalam proses dokumentasi.

Kegiatan pembelajaran dalam lesson study yang akan dijadikan bahan kajian bersama adalah kegiatan riil dan utuh sepanjang waktu proses pembelajaran tersebut berlangsung. Sekiranya 1 jam pelajaran berlangsung selama 40 menit, maka kegiatan pembelajaran utuh juga semestinya lebih kurang selama waktu 40 menit. Pendokumentasian pada lesson study pun seharusnya berdurasi tidak jauh berkurang dari proses pembelajaran yang berlangsung.

Ditinjau dari jenis-jenisnya dokumentasi pembelajaran untuk lesson study ada beberapa macam :

1. Dokumentasi Visual, dapat berupa hasil pemotretan event-event penting baik dengan kamera konvensional maupun digital. Hasilnya berupa gambar-gambar urutan kejadian dalam kelas selama PBM berlangsung;

2. Dokumentasi Audio, jenis ini menekankan pada rekaman suara di dalam kelas selama PBM berlangsung. Rekaman ini sangat penting untuk mengkaji kualitas verbal dan isi instruksi-instruksi yang disampaikan oleh guru, atau pun juga respon verbal siswa di dalam PBM yang sedang berlangsung; dan

3. Video, jenis dokumentasi ini sangat menguntungkan apabila digunakan di dalam kelas saat PBM berlangsung. Kedua aspek, yakni visual dan audio akan terekam dalam sekuens yang lebih lengkap dan jelas. Keuntungan jenis video adalah mampu merekam semua ekspresi dan impresi siswa maupun guru dengan baik. Sudah barang tentu dari ke-3 jenis dokumentasi di atas, kesemuanya akan saling melengkapi dengan kelebihan kualitas masing-masing. Namun apabila harus diambil sebuah pilihan, maka hendaknya diambil yang jenis video karena akan lebih banyak

keuntungannya dalam kegiatan lesson study.