Pentingnya dokumentasi

Pentingnya Dokumentasi

PENGERTIAN

Dokumen adalah suatu catatan yang dapat dibuktikan atau dijadikan bukti dalam suatu masalah atau persoalan. Sedangkan dokumentasi adalah kegiatan atau proses pekerjaan mencatat atau merekam suatu peristiwa dan objek atau aktifitas yang dianggap berharga dan penting.

Dalam berbagai segi kehidupan mulai dari yang terkecil seperti RT ( rumah tangga ) sampai ke kelompok yang lebih besar seperti suatu organisasi atau suatu perusahaan bahkan suatu negara atau pemerintahan kegiatan dokumentasi ini memegang peranan yang sangat penting.

Membuat suatu dokumentasi memang akan menghabiskan waktu dan mungkin membosankan dan mungkin juga kita akan bertanya tanya mengapa kita harus menghabiskan waktu untuk membuat dokumentasi sementara kita sudah disibukkan dengan perkerjaan pekerjaan rutin. Kenyataannya dengan mempunyai dokumentasi yang baik kita akan mendapatkan sejumlah keuntungan seperti:

1. Dokumentasi bisa menjadi penolong saat terjadi suatu masalah, dokumentasi akan berfungsi sebagai referensi untuk memandu kita dalam melakukan atau mencari penyelesaian suatu masalah.
2. Dalam suatu bidang pekerjaan dokumentasi bisa berfungsi membantu dalam melatih karyawan baru, karyawan baru akan lebih cepat belajar jika ada dokumentasi yang rinci sebagai referensi sehingga akan menghemat waktu dan biaya.

MEMBUAT PERENCANAAN

Membuat dokumentasi memerlukan perencanaan. Kita harus menentukan apa yang ingin didokumentasikan, informasi apa yang ingin Anda ketahui? di mana tempat untuk mendapatkan informasi yang diperlukan, dan bagaimana menyajikannya. Itulah yang harus dimasukkan ke dalam dokumentasi. Masukkan informasi yang jelas dan berguna dan akan tersedia saat dibutuhkan terutama pada saat orang orang yang berkepentingan tidak ada. Itulah inti dokumentasi. Tentukan prioritas dokumentasi. Tentukan informasi yang harus segera dicatat dan informasi mana yang bisa menyusul nanti, kita tidak bisa melakukan semuanya sekaligus.

TUJUAN DOKUMENTASI

1. Sebagai Sarana Komunikasi
2. Sebagai Tanggung Jawab
3. Sebagai Informasi statistik
4. Sebagai Sarana Pendidikan
5. Sebagai Sumber Data Penelitian
6. Sebagai Jaminan Kualitas Pelayanan
7. Sebagai Sumber Data Perencanaan

Pada prinsipnya tujuan dari dokumentasi adalah untuk mengkomunikasikan, mengambil suatu informasi dari suatu masalah atau kegiatan dan menyajikannya ke seseorang yang kurang familiar sehingga orang tersebut bisa tahu tentang apa yang kita ketahui.

DOKUMENTASI NEGARA ATAU PEMERINTAHAN

Keberadaan dokumen yang terkait dengan perjalanan hidup bangsa, seperti dokumentasi sejarah, terutama sejarah yang tertuang dalam bentuk tulisan mempunyai arti yang sangat penting. Untuk perbaikan di masa depan dibutuhkan rekonstruksi sejarah berdasarkan dokumen- dokumen dari masa lalu itu. Dokumen yang terkait dengan sejarah suatu bangsa sangat penting dan strategis untuk menangani masa depan bangsa bersangkutan. Paling tidak, hal itu bisa digunakan sebagai referensi dalam pembuatan perencanaan dan pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Dokumen berfungsi pula untuk memperpanjang ingatan bangsa, baik menyangkut pelaksanaan kegiatan, peraturan, atau pelaku sejarah. Jika tak punya pembanding, kita akan selalu bergerak dari awal lagi dan terbuka kemungkinan melakukan kesalahan serupa terus-menerus. Bukannya terus maju ke depan. Dokumen bersejarah penting pula untuk kemajuan ilmu pengetahuan. Dokumentasi kependudukan dan catatan sipil juga mempunyai arti yang sangat penting dalam suatu negara atau pemerintahan.

DOKUMENTASI BIDANG KEDOKTERAN

Didalam proses kegiatan memberikan pelayanan kesehatan atau perawatan pasen di suatu rumah sakit misalnya maka dokumentasi adalah bagian dari kegiatan yang harus dikerjakan oleh seorang perawat setelah memberikan asuhan atau perawatan kepada pasen. Dokumentasi merupakan suatu informasi lengkap yang meliputi status kesehatan pasen, kebutuhan pasen, kegiatan asuhan keperawatan serta respons pasen terhadap asuhan yang diterimanya. Dengan demikian dokumentasi keperawatan ini merupakan catatan klinis pasen yang menginformasikan faktor tertentu atau situasi yang terjadi selama asuhan/perawatan dilaksanakan.

Umumnya catatan pasien berisi imformasi yang mengidentifikasi masalah, diagnosa keperawatan dan medik, respons pasen terhadap asuhan keperawatan yang diberikan dan respons terhadap pengobatan serta berisi beberapa rencana untuk intervensi lebih lanjut. Keberadaan dokumentasi baik berbentuk catatan maupun laporan akan sangat membantu komunikasi antara sesama perawat maupun disiplin ilmu lain dalam rencana pengobatan dan penyembuhan pasen.

DOKUMENTASI BIDANG IT

Mungkin anda berprofesi sebagai administrator jaringan LAN atau WAN di kantor atau suatu perusahaan maka memiliki dokumentasi jaringan sangat penting untuk memelihara kondisi dan kelancaran jaringan anda. Dengan mempunyai dokumentasi jaringan yang baik anda akan mendapatkan sejumlah keuntungan. Dokumentasi bisa menjadi penolong saat troubleshootingpada waktu terjadi masalah, dokumentasi akan berfungsi sebagai referensi untuk memandu Anda dalam melakukan troubleshooting.

Dokumentasi jaringan meliputi:

• Topologi jaringanini biasanya disajikan dalam bentuk diagram yang menunjukkan node jaringan utama, seperti router, switch, firewall, dan server, dan bagaimana semuanya terinterkoneksi.
• Serverini adalah semua informasi pada server yang akan Anda butuhkan untuk mengatur atau memeliharanya, seperti nama, fungsi, alamat IP, konfigurasi disk, OS dan service pack, tanggal dan tempat pembelian, garansi, dan seterusnya
• Pembagian port router dan switchini termasuk rincrian konfigurasi WAN, LAN, atau bahkan pembagian port ke node jaringan melalui patch panel.
• Konfigurasi service jaringanseperti DNS, WINS, DHCP, dan RAS, sangat penting bagi operasional jaringan. Anda harus mendeskripsikan dengan lengkap strukturnya.
• Domain policy dan profileAnda bisa membatasi kemampuan user jaringan dengan Policy Editor atau Group Policies. Anda juga bisa membuat roaming profile yang disimpan di server daripada di komputer lokal. Konfigurasi ini, jika digunakan, harus didokumentasikan.
• Aplikasi kritikalAnda harus mendokumentasikan bagaimana mereka dipelihara, termasuk apa yang biasanya terjadi terhadap mereka dan bagaimana memecahkan masalah.
• Prosedurprosedur pada dasarnya adalah cara kita menjalankan policy, dan itu bias cukup panjang Sebagai contoh, policy Jaringan harus aman dari user asing. Namun, butuh upaya besar untuk mengimplementasikan policy itu. Ada prosedur untuk firewall, protokol jaringan, password, sekuriti fisikal, dan seterusnya. Anda mungkin perlu juga prosedur untuk menangani masalah jaringan yang dilaporkan oleh user dan untuk pemeliharaan rutin server.

KESIMPULAN:

Dokumentasi mempunyai arti yang sangat penting dalam berbagai segi kehidupan.

Tulis Apa Yang Kamu Kerjakan, Kerjakan Apa Yang Kamu Tulis

Dirangkum dari berbagai sumber di internet: www.google.com

• PC Media - Panduan Teknologi Penuh Inspirasi.htm
• Kompas Cyber Media
• www.kmpk.ugm.ac.id
• www.btkljogja.or.id